vendredi 27 juin 2014

Kanban : évolution des tableaux - maturité de l'équipe

La mise en oeuvre de Kanban pour l'IT dans l'équipe se fait autour de deux tableaux qui représentent les deux flux de demandes que reçoit l'équipe.

Depuis la première version du tableau "Support" initialisée au lendemain de la formation de Laurent Morisseau - fin avril, début mai - les deux tableaux ont beaucoup évolué.

Le Kanban Support a été mis en oeuvre en premier, car plus simple, le second Kanban permettant de visualiser le flux des demandes projets a été après la seconde formation que j'ai dispensée au reste de l'équipe à la mi mai.

Etant donné que notre équipe se trouve éclatée principalement sur deux sites, Gradignan  et Nantes, nous avons deux tableaux pour chaque flux de demande : un à Gradignan et un à Nantes. Leurs évolutions se font en parallèle, certaines améliorations étant portées sur les deux sites, d'autre pas.

Il nous reste ensuite un architecte tout seul à Montreuil (assez isolé donc) et un DBA tout seul à Arras, mais qui viens régulièrement sur le site de Gradignan. Pour ces deux collaborateurs, aucun tableau n'est mis en place et il n'y pas eu de virtualisation des tableaux à ce jour. L'objectif est de gérer 80 % de notre acvtivité sur les deux systèmes et d'étendre ensuite la portée par opportunités une fois les systèmes suffisamment matures.

Voici un petit extrait des diverses évolutions que nous avons apporté au Kanban Support de Gradignan, la suite et le compléments viendrons dans d'autres billets :

Kanban Support :
Première version du tableau support

Aie! ça coince aux limites de l'activité "Analyse et correction" : on ne tiens pas les limites!
(on ne le voit pas, mais il y a un post-it "Aie" placé à coté de la limite)

Les indicateurs Diagramme de Flux Cumulés et Carte de contrôle son remplis à la main pour une meilleure appropriation par chaque membre de l'équipe - nous sommes passés depuis à une feuille Excel!
Carte de Contrôle (temps de cycle des demandes)


Digramme de flux cumulés : évolution du stock, de l'encours et du fini

Les règles de la mêlée Kanban


Certaines activités doivent être réalisées mise en visibilité par rapport aux autre : nous ajoutons un couloir de nage de nage pour toutes les activités Base de Données réalisées exclusivement par les DBAs.
Dans nos bureaux deux représentants d'un autre pôle sont en forte interaction sur nos actions. Afin de fluidifier les interactions, nous leur ajoutons leur propre Kanban en dessous du notre. Il porte leurs actions, et les demandes que nous recevons lorsqu'ils sont contributeurs (Nous suivons comme ça tout le flux, ses blocages etc...). 
Les limites ont aussi évolué depuis leur intialisation, certaines à la hausse, d'autres à la baisse


L'intégration est poussée plus loin : leur tableau deviens partie intégrante du notre


A présent les activités sont parfaitement intégrées dans le même flux, on a ajouté des acteurs et les limites tiennent bon. Le flux est bien maîtrisé, même lorsque tout d'un coup une pluie de demandes arrive.
A ce stade nous avons également ajouté les classes de services (on voit des post-its roses) et affiché les règles du système : cadences des réunions, d'injection, de purge, définitions de terminé ...
Les diagrammes (CFD et CC) du Kanban Support à Gradignan
C'est bien, parce qu’on y revoit certaines évolutions dans notre approche
C'est bien aussi de voir que l'équipe gère bien le flux et absorbe les pics.



vendredi 25 avril 2014

Formation Kanban : acte II

Après la formation Kanban pour l'IT de Laurent Morisseau avec Fabrice Aimetti, destinée aux internes, j'ai repris le flambeau pour une formation sur un jour et demi avec l'aide d'Aline Renan.

Un grand merci à elle pour son animation et la traduction en français d'une bonne partie du jeu GetKanban (http:\\www.getkanban.com).

Pour débuter la formation, chacun a décrit ses attentes par rapport à la formation. J'avoue que ce premier échange m'a un peu surpris :
"Je n'ai aucune attente....", "de toute manière c'est un truc de managers pour avoir des indicateurs..."

Du coup, après avoir le jeu, nous avons refait un tour de table, et là, les attentes étaient plus claires, le jeu étant très bien fait, et l'animation d'Aline très réussie.
  


L'équipe A

Aline et l'équipe B


Les résultats du jeu : l'équipe B gagne avec 71 000 points contre 37 700 pour l'équipe A


Pour relier la théorie à la pratique, je me suis appuyé sur les expériences acquises pendant le jeu et sur le premier tableau Kanban mis en oeuvre pour l'activité de support aux équipes (gestion de tickets).

Nous avons également partagé ensemble les problématiques liées à l'éclatement de l'équipe sur deux sites : à Nantes et à Gradignan. Par chance, nos équipes ont globalement des activités sur des projets distincts en fonction de leur localisation géographique, ce qui permet d'avoir des tableaux distincts avec peu d’interactions entre les deux sites.



Durant toute la session, le mur de feedback était présent. Peu de post-its malgré mes relances répétées. L'équipe a pourtant déjà utilisé ce mur pour la rétrospective de fin d'année et nous avions récolté beaucoup de retours. Qu'est-ce qui n'a pas marché cette fois-ci?



Le bilan de la formation a été fait à la toute dernière minute, les Nantais rentrant en voiture juste après la dernière journée : plutôt satisfaisant malgré les délais de préparation très court (6,5 jours de travail  effectif).
Il en ressort un axe d'amélioration principal sur la durée de la formation, trop courte. 
Évaluation de la formation

L'axe respect es attentes est mitigé : puisque certains n'avaient pas d'attentes particulières au départ, la note fut basse : "soit on mettait tout à 100% soit on mettait faible, puisque pas d'attentes!")

De mon coté, si pour une première formation Kanban, j'ai bien tenu mon timing, je dois améliorer certaines explications et corriger le support qui comportait quelques petites coquilles (notamment des animations de post-its impromptues - le copier coller est toujours source de surprises!)

Un gros manque cependant, mais l'information est passée à l'oral : les 4 valeurs et 12 principes de l'agilité sont à ajouter au support de formation!




lundi 7 avril 2014

Formation Kanban : la suite

La formation Kanban de Laurent Morisseau s'est déroulée sur 2 jours et demi.

Nous avons commencé par le jeu très instructif GetKanban (on trouve tout sur leur site http://getkanban.com).
Ce jeu nous a permis une mise en situation projet dans un contexte de développement avec des enjeux Business. Deux équipes étaient en compétition et cela a stimulé les participants :
  • Mise au point de stratégies différentes, 
  • Mise en place de mêlée naturellement et systématiquement : devant les enjeux, on s'organise et chacun veut naturellement contribuer à établir la meilleure stratégie.
  • Compréhension intuitive des goulets d'étranglement et la stratégie vient naturellement protéger le goulet en cherchant à lui fournir en permanence de l'activité.
  • Construction des graphiques pour établir nos métriques (réutilisés tout le long de la formation pour illustrer les parties théoriques de la formation)
  • Utilisation de cartes kanban différentes (cartes urgentes, cartes "challenges" : a prendre ou pas - question de stratégie) et identification de classes de service : certaines cartes sortent plus vite que d'autres - qu'ont-elles en commun?

Nettoyage des support du jeu en fin de journée


Suivi financier du jeu

Diagramme de flux cumulé

Control Chart : temps de cycle de chaque carte sortie du système


Au cours de la formation, Laurent a su trouver l'argumentaire juste pour convaincre de l'efficacité du système malgré la diversité des activités du service.

Les ateliers nous ont permis d'identifier deux flux et de les modéliser : 
  • un flux simple pour la gestion des demandes de support
Le prototype pour le kanban "Support"

  • un flux complexe avec deux tableaux imbriqués : toute la vie d'un projet, du cadrage au déploiement en production.
Le prototype pour le kanban "Projet"


La formation terminée, nous sommes repartis avec sous le coude un plan d'action et deux tableaux. Le premier tableau kanban pour la partie support a été partagé avec le reste de l'équipe qui n'avait pas pu participer à la formation. 

A ce jour il a été retravaillé avec la collaboration des principaux intéressés puis initialisé et enfin il commence à être utilisé au quotidien.


La version 1.0 de notre kanban "support"


A présent je prépare une session de formation pour le reste de l'équipe a dispenser dans une dizaine de jours et nous allons en parallèle approfondir la conception du second tableau.

Fabrice Aimetti qui était présent lors de la formation va nous accompagner pour un coaching toutes les 2 à 3 semaines afin de nous aider dans la mise en oeuvre.


Un grand merci à Laurent pour sa formation d'une grande qualité et pour l'efficacité dont il sut faire preuve afin de concevoir des tableaux pertinent pour notre activité.

Un grand merci à Fabrice pour sa participation et sa co-animation des ateliers de la formation ainsi que pour les photos.

lundi 31 mars 2014

Formation Kanban

Deux belles journées instructives nous attendent :


Aujourd'hui avec l'équipe que je coach nous allons commencer la formation Kanban de Laurent Morisseau. 
Fabrice Aimetti sera présent également afin de préparer une intervention de coaching sur la mise en place de la place de la méthode.
Mon rôle est de faciliter au quotidien la mise en place de la méthode.

Ça va être riche et instructif. La suite dans un prochain post?


vendredi 28 février 2014

Rétrospectives agiles



La rétrospective en agile (ou pas d'ailleurs) est le moteur de l'amélioration continue.
Les méthodes agiles proposent la mise en oeuvre de rétrospectives a chaque temps fort du projet :

  • à la fin d'un Sprint, d'une itération
  • à la fin d'une version,
  • à la fin du projet


La forme la plus classique pour l'animation de cette cérémonie est la suivante :
L'animation est réalisée par le Scrum Master ou le Facilitateur
Chaque membre de l'équipe formalise sur un post-it et pour la période donnée

  • ce qui s'est bien passé (+),
  • ce qui s'est mal passé (-),
  • ce qui est à améliorer (/>)


On rencontre également souvent une forme légèrement différente dans laquelle on ajoute ce qui reste mystérieux.

Chaque post-it est alors placé sur un tableau dans une case correspondante. Le facilitateur prends alors chaque élément, le lit à haute voix et reformule afin d'être certain d'avoir bien compris le sens de cette contribution. Il rassemble également les post-its par paquets afin de regrouper les éléments qui ont un sens équivalent.
A ce premier niveau l'important est de créer un partage et éventuellement des débats sur des points de vue différents.
Une fois ce premier débrief réalisé l'équipe choisi UNE amélioration qu'elle devra mettre en oeuvre durant la prochaine période.

Sur le papier, c'est très bien, mais dans la durée il arrive parfois que ce format devienne une routine et l'équipe fini par s’essouffler et la rétrospective peut vite devenir une routine.

Il y a quinze jours, un collègue Scrum Master (Olivier Picaud) m'en faisait justement part et cherchait une autre approche de la rétrospective afin de "restimuler" son équipe, qu'elle fasse preuve à nouveau de créativité et d'imagination afin de relever les nouveaux défis à relever et problèmes à surmonter.

Je lui ai donc proposé le format en "étoile de mer"
Quelques références en ligne sur ce modèle :

http://www.areyouagile.com/2013/05/lart-de-la-retrospective/



http://ayeba.wikispaces.com/La+r%C3%A9trospective+en+%C3%A9toile+de+mer



C'est donc le format qu'il a utilisé pour sa dernière rétrospective, et le résultat fut très satisfaisant. L'équipe s'est véritablement lâchée, dans le bon sens du terme et les matériaux récoltés on été très riches. Cela se voit :




Ce qu'Olivier me faisait remarquer également, c'est qu'en lisant cette étoile de mer dans le sens horaire, elle raconte une histoire : c'est l'histoire du Sprint, et ça a du sens! 

Ce qu'il faut retenir, ce qu'il ne faut jamais laisser s'installer une routine au sein de l'équipe, surtout pas lors des rétrospective! Ce moment est trop important pour cela.
Variez les formes, renouvelez-vous. Vous pouvez animer un "Speed Boat" (Innovation Game)  à certains moments, et n'hésitez pas à chercher sur internet de nouveaux formats dès que vous sentez que le format que vous utilisez s'essouffle. Changer de format, c'est changer de regard, c'est se poser les questions sous un autre angle, et donc exercer son regard critique!

vendredi 14 février 2014

La photographie de l'effet tunnel

Un collègue Scrum Master vient de me transmettre la photo d'un effet tunnel :

Son équipe a mis en place des correctifs et des évolutions sur le produit dont son équipe à la charge. Il ne peut pas les tester car les environnements ne sont pas disponibles. 

Du coup, les post-its s'accumulent sur son tableau : c'est l'effet tunnel!





jeudi 13 février 2014

Rétrospective Annuelle et Innovation Games : plans d'actions

Une fois la rétrospective animée, et les résultats collectés, que faire de cette matière brute et comment l'utiliser?

Notre démarche fut la suivante : 
1 - réaliser une synthèse de chaque atelier et des retours du mur de feedback
2 - regrouper les problèmes identifiés par thème et en établir une liste 
3 - attribuer une valeur à chaque problème
4 - attribuer une complexité de résolution à chaque problème
5 - calculer le ROI (valeur/complexité) à chaque problème pour les prioriser
6 - dresser un plan d'action pour les 3 problèmes les plus importants
7 - identifier pour chaque plan d'actions la liste des problèmes adressés




Ce matin, j'ai donc présenté à l'équipe l'ensemble du travail de consolidation, la démarche et les plans d'actions. 

L'équipe a retrouvé dans notre synthèse les éléments qu'ils avaient remonté. Du coup, nous avons eu une bonne adhésion de l'ensemble des acteurs sur les plans d'actions à mettre en oeuvre.

Le plus gros est donc à faire!