Concevoir un Kanban Utile, Utilisable, Utilisé

Concevoir un tableau kanban n'est pas toujours facile!

Il s'agit d'abord de comprendre le processus de fabrication et de le rendre visible. 

Les "éléments du flux" (les "choses à fabriquer") peuvent être différents : la granularité peut varier fil du processus avec des éclatement d'un élément en plusieurs, et différents types peuvent coexister. 

Il n'y a pas non plus une seule bonne solution, mais plusieurs options qu'il s'agit d'explorer pour que le processus soit juste, pour que l'équipe le comprenne, et enfin et surtout pour que l'équipe l'utilise et en tire profit. 

C'est bien cette dernière étape qui est la plus cruciale et sur laquelle nous butons encore sur un de nos systèmes Kanban. 

Contexte de l'équipe: 

Notre équipe de "Support Technique" aux équipes de développement est distribuée sur 4 sites. Deux personnes se trouvent seules chacune sur un site différent (Montreuil et Arras), quatre autres sont à Nantes, deux ressources sont en centre de service à Bordeaux et les reste de l'équipe est également à Bordeaux, dans les locaux de la DSI. En tout nous sommes une équipe de 18 personnes. 

Une autre caractéristique est que les équipes a qui nous apportons notre support ne sont pas homogènes dans leurs activités, leurs processus. Certaines équipes travaillent essentiellement avec des progiciels qui nécessitent parfois des développements spécifiques, d'autres développent des application en mode cycle en V tandis que le plus gros client est plutôt agile avec une organisation comprenant des Chefs de Projet, des Product Owner et plusieurs équipes Scrum.

Dans ce cadre il est difficile d'avoir une animation d'équipe homogène, avec des échanges réguliers et fluides. Notre difficulté principale est le manque de communication entre tous les membres de l'équipe, surtout lorsque des activités passent par des acteurs situés sur les différents sites.

Démarche de changement :

Dans notre démarche agile, nous avons (cf. posts précédents) mis en place plusieurs tableaux Kanban pour répondre initialement à deux types de demandes différents :

• Les demandes panifiables et planifiées (en mode "Projet") faites à l'équipe sont suivies dans le kanban "Projet"
• qui se décline avec des objets "projet", des objets "Cas d'usage" et des objets "action/tâche"
• Les demandes de support suite à un problème technique par exemple sont suivies dans le kanban "Support"

Premier problème : où mettre les tableaux, sur quel site(s)? 

Et forcément une question : doit-on les virtualiser?

Dans un premier temps, nous avons suivi les conseils de Laurent Morisseau et nous avons cherché à rendre compte de 80 % de notre activité afin de trouver un format qui marche et pouvoir l'enrichir et l'adapter au fur et à mesure.

Constats Kanban "Support" :

• Notre premier constat a été que le Kanban "Support" avait été facile à mettre en oeuvre à Bordeaux et qu'il avait permis de fluidifier le traitement des demandes en portant "physiquement" l'attention sur elles et en limitant le WIP.
• A l'inverse l'équipe de Nantes ayant moins de demande de cette nature que l'équipe de Gradignan, le tableau Kanban a progressivement été abandonné. 

Constat Kanban "Projet" :

• Les premières versions du système étaient assez compliquées. Il pouvait y avoir plusieurs profils intervenant sur une même colonne qui comportaient plusieurs activités distinctes. 
• Les éléments du flux projet, quelque soit la forme donnée au tableau restaient longtemps au même endroit car le process est long. 
• Pour son initialisation il fallait déployer beaucoup d'énergie à vaincre les résistances des uns et des autres qui ne le trouvaient pas utile. "Du temps perdu c'est tout."

Nous avons donc itéré sur le tableau, modifié nos définitions de fini pour les étapes du processus.
Nous avons également changé la portée du tableau : au commencement il était dédié à l'ensemble de l'équipe, puis nous avons sorti les activités des DBA pour la déporter dans un Kanban virtualisé afin d'intégrer une ressource distante. De plus cette activité est maintenant visible depuis l'ensemble de nos sites. Nous avons également exclus l'activité des architectes de nos systèmes Kanban : nous reportons à plus tard les travaux sur cette activité afin de nous concentrer sur le plus important. 

version 1

version 2

Dans ces deux premières versions nous avions trois granularité pour les éléments du flux : Des projet/commandes qui donnent lieu à des Cas d'Usage (Epics/Features) qui eux-même donnent lieu à des actions de support aux projet... compliqué dans notre contexte! 

version 3

Un autre point était frein à l'utilisation : l'injection des éléments du flux et le processus en amont qui ne dépend pas directement de nous.La difficulté était d'avoir une source fiable et à jour. L'injection des éléments à la demande nécessite une bonne discipline personnelle et un peu de temps. Çà ne fonctionnait pas.

Nous sommes remontés à la source (la gestion des commandes) et travaillé avec la personne en charge de leur suivi. Nous avons mis en place un export des commandes depuis l'outil de gestion dans une feuille Excel. A partir de cette liste d'éléments une macro VB nous permet d'appliquer les codes couleurs associés à nos projets et ensuite de générer des post-its automatiquement que nous avons juste à imprimer et, découper et afficher sur le tableau. 

Alléger le processus amont et l'automatiser nous a permis de simplifier le processus global et de lever certaines résistances.  

Nous pouvons donc à présent nous concentrer sur deux éléments important : les actions/tâches à réaliser et le flux projet.

A ce stade, le système semble enfin être devenu utilisable. S'il est utilisé correctement nous pourrons en tirer partie pour l'équipe (et aussi pour les managers) et le système deviendra utile.

Constat Kanban DBA :

Ce système a tout de suite trouvé l’adhésion en remplaçant un fichier Excel peu pratique. Nous avons choisi l'utilisation de KanbanFlow (http:\\kanbanflow.com). Les trois DBA listent leurs actions et les priorisent, c'est un excellent support pour le partage. 
Nous nous réunissons une fois par semaine en visioconférence pour parcourir l'activité, trier nos files d'attente et partager les difficultés rencontrées.

Prochaines étapes :

     Une fois le système "Projet" validé nous le virtualiserons afin qu'il puisse être partagé entre tous les sites. 

Il faudra mettre en place des écrans au mur afin que le tableau soit visible en permanence et que nous puissions organiser nos mêlées de façon efficace en s'appuyant sur les éléments du flux.

     

     Repenser à l'activité des architectes et les intégrer dans un système existant OU en créer un spécifique.

     Evidemment, nous ferons le point sur tous ces aspects pour la dernière rétrospective de l'année, à la mi-décembre...